Политика за поверителност

Политика за защита на личните данни при използване на Уебсайта и интернет ресурсите на Вирджиния Рекърдс ЕООД. Политика за бисквитките 

С настоящата Политика за бисквитките и за защита на личните данни при използване на уебсайта и интернет ресурсите на Вирджиния Рекърдс ЕООД (Политиката), ние бихме искали да Ви информираме относно начина, по който обработваме и защитаваме Вашите лични данни при използване от Ваша страна на информационните услуги и ресурси, налични на нашия уебсайт – https://virginiarecords.com (Уебсайта), и в корпоративните ни профили в различни социални мрежи. Моля, прочетете внимателно тази Политика, за да разберете как обработваме Вашите лични данни и какви са Вашите права във връзка с това обработване. Настоящата Политика се прилага и по отношение на обработването на личните данни на лицата, които кандидатстват за работа при нас като съдържа изрични правила относно обработването, съхраняването и защитата на личните данни на кандидатите за работа и участниците в подбора на персонал.

Настоящата Политика не се прилага по отношение на обработването на лични данни, извършвано от различни трети страни, към чиито уебсайтове, платформи, приложения и др. сте били пренасочени от Уебсайта. Такива трети страни имат свои политики за защита на личните данни, достъпни на техните уебсайтове, платформи, приложения и др., с които политики Ви препоръчваме да се запознаете, преди да използвате съответната услуга или ресурс.

Кои сме ние?

Ние сме Вирджиния Рекърдс ЕООД, ЕИК 121117883, със седалище и адрес на управление гр. София, ул. Поп Богомил № 9, имейл: office@virginiarecords.com, телефон: +359 (0)2 983 35 81, за краткост Дружеството/Вирджиния/ние. В качеството си на администратор на лични данни по смисъла на Регламент (ЕС) 2016/679 на Европейския парламент и на Съвета от 27 април 2016 година относно защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни и относно свободното движение на такива данни и за отмяна на Директива 95/46/EО (Общ регламент относно защитата на данните) (Регламента/GDPR) ние обработваме Ваши лични данни в съответствие с приложимото законодателство и заложените в настоящата Политика правила и принципи.

Лица, чиито данни обработваме

Във връзка с управлението и поддръжката на нашия Уебсайт, с предоставянето на информационните ресурси в него и в корпоративните ни профили в социалните мрежи, както и с осъществяването на комуникация с всеки, който влезе в контакт с нас, ние бихме могли да обработваме информация относно следните категории физически лица (Субекти на данни/Вие):

1. Посетители на Уебсайта и ползватели на информационните ресурси, достъпни на него;
2. Лица, отправящи запитвания, искания, бизнес предложения, сигнали, жалби към нас или осъществяващи друга кореспонденция с нас;
3. Трети лица, информация за които се съдържа в запитвания, искания, бизнес предложения, сигнали, жалби или друга кореспонденция, отправена към нас;
4. Лица, абонирали се за получаване на маркетингови съобщения, информационни бюлетини (newsletters) и др.;
5. Лица, кандидатстващи за работа при нас, използвайки предвидената за това форма на Уебсайта;
6. Лица, осъществяващи взаимодействие с корпоративните ни профили в различни социални мрежи.

Категории лични данни, които обработваме

1. Данни, свързани с осъществена с нас кореспонденция или комуникация чрез формата за контакт в Уебсайта, по електронна поща (имейл), телефон, на наш адрес за контакт и др.  

В тези случаи бихме могли да обработваме следните данни: име и фамилия, телефон, имейл адрес, пощенски адрес, град, професия, институция или организация, информация как сте научили за нас, неструктурирана информация за запитването или искането Ви, информация за трети лица в съобщенията към нас, информация от последваща кореспонденция, данни за времето и източника (IP адрес) на кореспонденцията, канал на комуникация, и допълнителна информация, събрана във връзка с обработването и статуса на кореспонденцията.

1. Данни, свързани с извършване на някакво взаимодействие от Ваша страна с наш корпоративен профил или страница в различни социални мрежи.

С цел популяризиране на нашата дейност и услуги, може да поддържаме корпоративни профили в социални мрежи (напр. Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn и др.). При взаимодействие с нашите профили (напр. харесване, споделяне), е възможно да получим информация за Вас според настройките Ви за поверителност, като имена, потребителско име, профилна информация (снимка, пол, възраст, език, държава, списък с приятели, харесани страници и др.), и информация от комуникацията с нас чрез социалната мрежа. Тези социални мрежи не се поддържат от нас и тяхното обработване на данни не е под наш контрол. Препоръчваме Ви да се запознаете с техните правила и политики за поверителност.

1. Данни, свързани с получаване на изпратени от нас маркетингови съобщения, бюлетини и др. 

Когато се абонирате за комуникация от нас (напр. маркетингови съобщения, бюлетини), ние обработваме предоставените данни като имена, имейл адрес и предпочитания за съдържание. С попълването на имейл адреса си и съгласието за получаване на маркетингови съобщения, Вие ни давате съгласие да Ви изпращаме бюлетини и маркетингови съобщения за продукти и услуги на Вирджиния. Пазим информацията за Вашия имейл адрес и лог файлове, доказващи абонамента (IP адрес и време на абониране). Можете по всяко време да прекратите абонамента чрез линковете в съобщенията или като се свържете с нас.

1. Данни, автоматично събирани или генерирани във връзка с използването на Уебсайта.

Освен ако не е обозначено друго, достъпът до Уебсайта е свободен и не изисква регистрация за използване на информационните ресурси. Въпреки това, автоматично се събира и обработва определена информация, необходима за функционирането на Уебсайта и която не позволява пряко идентифициране на посетителите. Тази информация включва: дата и час на достъп, IP адрес, сървърни и системни логове (за установяване на технически проблеми и идентифициране на злонамерени действия), и логове за извършване на правни изявления (напр. потвърждаване на запознаването с общите условия и политиката за поверителност, абонамент за бюлетин и маркетингови съобщения).

1. Данни, свързани с подаване на кандидатура за работа.

В секция „Jobs“ на Уебсайта можете да се информирате за предложения за работа във Вирджиния и да кандидатствате за определена позиция. Когато кандидатствате, използвайки формата на Уебсайта, ние можем да обработваме следните данни: имена, имейл адрес, телефон, позиция, за която се кандидатства, неструктурирана информация, свързана с кандидатурата, данни от приложени документи (напр. автобиография, мотивационно писмо), информация за обработването и резултата от кандидатурата. Ще обработваме тези данни съгласно правилата и принципите, заложени в настоящата Политика за защита на личните данни на кандидати за работа и участници в подбора на персонал, с които Ви приканваме да се запознаете, в случай че сте подобен Субект на данни.

1. „Бисквитки“ и сходни технологии.

За управлението и поддържането на Уебсайта може да използваме „бисквитки“ и подобни технологии като уеб насочвания, за да осигурим неговата ефективност и анализ на трафика. 

„Бисквитките“ са малки текстови файлове, които се записват на Вашето устройство при посещение на уебсайтове. Те позволяват на уебсайта да разпознава Вашето устройство и предпочитания, подобрявайки онлайн изживяването Ви. „Бисквитките“ могат да бъдат сесийни (съхранявани само за продължителността на престоя) или постоянни (съхранявани и след края на престоя). 

Използваме „бисквитки“ на трети страни, като тези на Google за анализ на трафика чрез Google Analytics. Информацията от тези „бисквитки“ може да бъде предавана и съхранявана от Google на техните сървъри в САЩ. Повече информация за начина, по който Google обработва данни, може да намерите в техните политики за поверителност. 

В Уебсайта използваме само строго необходими „бисквитки“ за функционалност и ефективност. „Бисквитките“ за функционалност позволяват осъществяване на основни функции на Уебсайта. „Бисквитките“ за ефективност ни позволяват да анализираме използването на Уебсайта, за да измерим и подобрим ефективността му.  Текущите бисквитки, които използваме и техният срок на съхранение са:

• _ga: „Бисквитка“ на Google Analytics за събиране на статистически данни – 1 година;
• _gat: Използвана от Google Analytics за ограничаване честотата на заявките – 1 ден;
• _gid: „Бисквитка“ на Google Analytics за събиране на статистически данни – 1 ден.

Строго необходимите „бисквитки“ не могат да бъдат отказани. Използването на Уебсайта потвърждава, че сте запознати с тези „бисквитки“. Можете да изберете дали да приемете „бисквитки“, които не са строго необходими, като настроите браузъра си да не приема „бисквитки“ и да изтриете съществуващите. Повече информация за това можете да намерите на https://www.allaboutcookies.org.

Доброволен/ задължителен характер на предоставянето на лични данни

Когато искаме да предоставите лични данни чрез формата за контакт на Уебсайта, ясно обозначаваме дали данните са задължителни или доброволни. Предоставянето на данните е по Ваша преценка, но отказът да предоставите задължителни данни може да доведе до невъзможност да осъществим комуникация с Вас или да обработим и отговорим на Вашето запитване.

Цели и правни основания за обработването на лични данни

Вирджиния събира, съхранява и обработва информацията, описана по-горе, за целите, предвидени в настоящата Политика и в Общите условия за използване на Уебсайта. В зависимост от правното основание, тези цели могат да бъдат:

1. Изпълнение на законови задължения на Вирджиния;
2. Стъпки преди сключването на договор с Вас;
3. Легитимни интереси на Вирджиния или трети лица;
4. Цели, за които сте дали съгласие.

Категории получатели на лични данни

Когато предаваме Ваши лични данни на други лица, спазваме стриктно условията на тази Политика, нашите вътрешни правила и приложимото законодателство за защита на данните. Категориите получатели включват нашите подизпълнители, бизнес партньори и доставчици на услуги, компетентни държавни, общински и съдебни органи, когато това е необходимо за спазване на законово задължение или за защита на правата и законните интереси на Вирджиния или трети страни, в предвидени от закона случаи.

Предаване на лични данни извън Европейския съюз (ЕС)/ Европейското икономическо пространство (ЕИП)

Вирджиния не предава лични данни извън ЕС и ЕИП. В случай че възникнат ситуации, при които данните трябва да бъдат прехвърлени на трети лица, включително бизнес партньори и доставчици на услуги, в държави извън ЕС и ЕИП, които не осигуряват същото ниво на защита, предаването ще се осъществява в съответствие с приложимото законодателство и решения на Европейската комисия относно адекватното ниво на защита на данните в тези държави.

Срокове на съхранение на лични данни

Ние се ангажираме да съхраняваме Вашите лични данни само за срок, необходим за постигане на целите на обработването.

1. Съхранение на лични данни с оглед спазване на законови задължения – според законовите срокове, освен ако не е предвиден по-дълъг срок в тази Политика.
2. Съхранение на лични данни, съдържащи се в проведена с нас кореспонденция или  комуникация, съответно съхранение на логовете за извършени на Уебсайта волеизявления, като например потвърждаване на запознаването с настоящата Политика при използване на формата за контакт с нас – до 5 (пет) години от приключване на кореспонденцията и свързаните с нея отношения, освен ако не е налице друг законоустановен срок на съхранение
3. Съхранение на сървърни и системни логове и на логове за извършени на Уебсайта действия – до 1 (една) година.
4. Съхранение на лични данни при обработване въз основа на съгласие, съответно съхранение на логовете за извършени на Уебсайта действия, като например даване на съгласие – до оттегляне на съгласието от Ваша страна или до окончателното постигане на целите, за които ги обработваме. Вие можете да оттеглите Вашето съгласие по всяко време. Когато даденото ни от Вас съгласие за обработване на личните Ви данни е обвързано със срок, ние ще обработваме съответните лични данни само за периода, за който сте ни дали това съгласие.

Сроковете могат да бъдат променени при различни законови изисквания. В случай на правен спор или искане от държавен орган, данните може да се съхраняват по-дълго до окончателното приключване на производството или ако законът предвижда по-дълъг срок.

Вашите права

Като субект на данни по смисъла на Регламента, разполагате със следните права, които можете да упражните, като отправите писмено искане към Вирджиния на данните за контакт, посочени в тази Политика:

1. Право на информация (чл. 13 и чл. 14 GDPR) – да получите информация относно обработването на личните Ви данни от Вирджиния.
2. Право на достъп (чл. 15 GDPR) – да получите потвърждение дали се обработват Ваши лични данни и на достъп до тях.
3. Право на коригиране (чл. 16 GDPR) – да поискате коригиране или допълване на Ваши лични данни, ако са непълни или неточни.
4. Право на изтриване (чл. 17 GDPR) – да поискате изтриване на Ваши лични данни, ако са налице основания за това.
5. Право на ограничаване на обработването (чл. 18 GDPR) – да ограничите обработването на Ваши лични данни, ако са налице основания за това.
6. Право на уведомяване на трети лица (чл. 19 GDPR) – да изискате от Вирджиния да уведоми третите лица, на които са били разкрити Вашите лични данни, за извършено коригиране, изтриване или ограничаване на обработването, освен ако това е невъзможно или изисква несъразмерно големи усилия.
7. Право на преносимост на данните (чл. 20 GDPR) – да получите личните данни, които сте ни предоставили, в структуриран и пригоден за машинно четене формат, и да ги предадете на друг администратор, ако са изпълнени кумулативните изисквания по Регламента.
8. Право да не бъдете обект на решение, основаващо се единствено на автоматизирано обработване, вкл. профилиране (чл. 22 GDPR) – ние не обработваме Вашите лични данни по такъв начин.
9. Право на оттегляне на съгласието (чл. 7, пар. 3 GDPR) – да оттеглите съгласието си за обработването на лични данни по всяко време. Това не засяга законосъобразността на обработването преди оттеглянето.
10. Право на жалба до надзорен орган (чл. 77 GDPR) – да подадете жалба до Комисия за защита на личните данни, ако считате, че обработването на лични данни нарушава законодателството. Адрес: гр. София 1592, бул. „Проф. Цветан Лазаров” № 2.
11. Право на възражение – да възразите по отношение на обработването на Ваши данни на базата на легитимен интерес. Вирджиния ще разгледа искането и, ако е основателно, ще го изпълни. Ако съществуват убедителни законови основания за обработването или е необходимо за защита на правни претенции, ще Ви информираме.

Непълнолетни лица

Вирджиния съветва всички родители и настойници да обучават децата си на безопасност и отговорност при предоставяне на лични данни в Интернет. Непълнолетните не трябва да предават лични данни на Уебсайта без разрешението на своите родители или настойници. Вирджиния никога няма да събира лични данни, ако знае, че са на непълнолетни лица, нито ще ги използва по някакъв начин или разкрива на трети страни без разрешение.

Защита на личните данни на кандидати за работа и участници в подбор на персонал

Когато кандидатствате за работна позиция при нас и участвате в процедурите по подбор, ние можем да обработваме следната информация за Вас:

1. Данни за контакт: имена, адрес (постоянен, настоящ и за кореспонденция), имейл, телефон, позиция, за която кандидатствате.
2. Образование и квалификации: автобиография/CV; мотивационно писмо; информация, съдържаща се в документи, удостоверяващи завършено образование, професионална квалификация, правоспособност, членство в организации и допълнителни специализации; информация за езиците, които владеете, както и за степента, в която ги владеете; информация за Вашите умения и квалификации (компютърни умения, технически умения, допълнителни квалификации, сертификати и курсове);
3. Професионален опит: информация за предишни работодатели, срок на работата, заемани длъжности, препоръки, характер и обхват на работата, текущи трудови и граждански правоотношения.
4. Данни от интервюта: информация за поискано и/или предложено възнаграждение, информация от интервюта и проверки на умения, компетенции и квалификации.
5. Кореспонденция: данни от комуникацията с Вас във връзка с кандидатурата.
6. Друга информация, включена по Ваша преценка в кандидатурата Ви, вкл. информация за препоръки; снимка; други данни, които сте включили в кандидатурата си по Ваша преценка, напр. информация за възраст; дата на раждане; информация, съдържаща се в автобиографии/CV, мотивационни писма, друга придружаваща съответната кандидатура документация и др.;
7. Информация, събрана и изготвена от агенции за подбор на персонал, на които Вирджиния е възложило провеждането на отделни етапи или целия подбор на персонал като разглеждане и оценяване на кандидатури, провеждане на интервюта и др. (в т.ч. данни от изготвени от агенциите доклади, препоръки и др.);
8. Данни от други документи: документи за образование, специалност, квалификация, правоспособност, научно звание или степен, когато такива се изискват за длъжността или позицията, за която лицето кандидатства.

Ако бъдете избран/а и назначен/а, информацията и документите от процеса на кандидатстване могат да станат част от Вашето служебно досие. Ние ще съхраняваме тези документи съобразно нашите срокове за съхранение на данни на служители и изпълнители по граждански договори. За сключването на договора може да е необходимо да предоставите допълнителна информация и документи съгласно законодателството и вътрешните ни правила.

Информация, която да не включвате в кандидатурата си:

В случай, че не желаете да обработваме данните, посочени в т. (6) по-горе, молим да не включвате такива данни в кандидатурата си. В допълнение, изрично молим да не включвате в кандидатурата си и да не изпращате към нас копия на официални документи за самоличност – лична карта, паспорт, свидетелство за управление на МПС, документ за пребиваване.

Цели и основания за обработване на личните Ви данни:

1. Подбор на персонал за конкретна позиция: Обработваме данните Ви, за да разгледаме кандидатурата Ви и преценим дали квалификацията и опитът Ви отговарят на изискванията за позицията. Това включва данните, които сте предоставили в кандидатурата и тези, генерирани по време на подбора (напр. интервюта). Можем да се свържем с Вас за интервюта или уточняване на въпроси. Обработваме данните Ви на основание чл. 6, пар. 1 (б) от GDPR (предприемане на стъпки преди сключването на договор) и чл. 6, пар. 1 (е) от GDPR (легитимен интерес).
2. Упражняване и защита на правата и интересите ни или тези на трети лица като напр. агенции за подбор на персонал, служители, управляващи лица на Вирджиния или контрагенти на Вирджиния – в случай на жалби, сигнали и др. към държавни и съдебни органи, можем да обработваме Вашите данни, за да защитим нашите или чужди права и интереси. Това включва данни на служители, членове на управителни органи, акционери или контрагенти. Обработваме данните на основание чл. 6, пар. 1 (е) от GDPR (легитимен интерес).
3. Спазване на законови  задължения – в някои случаи, на основание чл. 6, пар. 1 (в) от GDPR, можем да обработваме Вашите данни за спазване на законови задължения, като напр. отговор на запитвания, свързани със защитата на личните данни. 
4. Бъдещ подбор на персонал: Ако изразите изрично съгласие, можем да обработваме данните Ви за бъдещи подбори на персонал. Това включва вписване в база данни с кандидати, извършване на преценка доколко сте подходящ/а за дадена позиция (в т.ч. различна от тази, за която първоначално сте  кандидатствали, в случай че е имало такава) и осъществяване на контакт с Вас. Обработваме данните на основание чл. 6, пар. 1 (а) от GDPR (изрично съгласие). Можете да оттеглите съгласието си по всяко време, без негативни последици. Оттеглянето на или отказът да дадете съгласие не се отразява на участието Ви в текущия подбор.

Срокове за съхранение на личните Ви данни:

Ние ще обработваме личните Ви данни в рамките на процеса по подбор за позицията, за която кандидатствате, и ще ги съхраняваме до 6 месеца след приключване на процеса. Ако сме изискали оригинали или нотариално заверени копия на документи за квалификация и стаж, ще ги върнем в 6-месечен срок след приключване на подбора, ако не сте одобрени.

При изрично и доброволно съгласие от Ваша страна за обработване на данните за по-дълъг период (напр. включване в база данни за бъдещи подбори), можем да съхраняваме тези данни до 2 години. Ако оттеглите съгласието си, ще премахнем данните Ви от базата и ще спрем обработването им за бъдещи подбори.

Вашите лични данни могат да бъдат предоставяни на:

• Доставчици на услуги, които обработват лични данни от наше име, като доставчици на IT услуги, агенции за подбор на персонал и др. Те обработват данните Ви въз основа на споразумение с нас, при стриктно спазване на нашите инструкции и само в рамките на необходимото за изпълнение на възложените им дейности.
• Доставчици на пощенски и телекомуникационни услуги за осъществяване на връзка с Вас.
• Доставчици на правни или нотариални услуги при необходимост от защита на нашите легитимни интереси.
• Компетентни общински, държавни и съдебни органи, съобразно нормативната уредба.
• При изрично съгласие – други категории получатели, указани в съгласието.

Уведомление за промени

Въпреки че се стремим да поддържаме последователна Политика за поверителност, ние я актуализираме от време на време. Можем да направим това в някои случаи с ограничено или никакво предизвестие.

Използвайки нашия Уебсайт и интернет ресурсите на Вирджиния Рекърдс ЕООД, Вие се съгласявате с нашата Политика за поверителност и се съгласявате да бъдете обвързани от нейните условия.